Nebenkostenabrechnung Vorlage: Muster und Vordruck als PDF
Hier finden Sie eine fertige Muster-Abrechnung mit erfundenen Zahlen und einen leeren Vordruck zum Ausdrucken, beide kostenlos und ohne Anmeldung. Wenn Sie nicht selbst rechnen möchten, erstellt der Online-Generator die Abrechnung für jede Mietpartei.
- Muster-Abrechnung herunterladenPDF, 45 KB, 5 Seiten · Beispiel mit erfundenen Daten
- Leeren Vordruck herunterladenPDF, 29 KB, 2 Seiten · zum Ausdrucken und Ausfüllen
- Ohne Anmeldung
- Kein Abo
- Keine Cookies
- Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät
Vorlage von Hand ausfüllen oder online erstellen?
Beide Wege führen zu einer gültigen Abrechnung, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Der Unterschied liegt darin, wer rechnet und prüft.
| Thema | Vordruck (PDF) von Hand | Online-Generator |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos. Ausdrucken und von Hand ausfüllen. | Eingaben, Berechnung, Prüfung und Entwurf mit Wasserzeichen kostenlos. Fertige PDFs ohne Wasserzeichen einmalig 9,90 € (bis 2 Mietparteien) oder 19,90 € (bis 12), kein Abo. |
| Verteilerschlüssel | Sie tragen Schlüssel, eigenen Wert und Gesamtwert ein und rechnen den Anteil selbst aus. | Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteile oder direkte Zuordnung je Kostenart; Gesamtwert und Wert der Wohnung stehen in der Abrechnung. |
| Zeitanteil bei Mieterwechsel | Sie zählen die Miettage selbst und rechnen Tage ÷ Tage des Zeitraums. | Tagegenau aus Ein- und Auszugsdatum; jede Mietpartei erhält eine eigene Abrechnung für ihre Mietzeit. |
| Rechenfehler | Keine Prüfung. Jede Zeile rechnen und addieren Sie selbst. | Rechnet auf den Cent und weist auf typische Fehler hin, etwa Frist überschritten, nicht umlagefähige Positionen, fehlende Vorauszahlungen oder Flächen über der Gesamtfläche. |
| CO2-Kosten | Eine Zeile für Stufe, kg CO2 je m² und Ihren CO2-Anteil; die Einstufung ermitteln Sie selbst. | Übernimmt die Werte aus der Heizkostenabrechnung oder ermittelt bei Abrechnung nach Fläche die Stufe nach dem CO2KostAufG und zieht den Vermieteranteil ab. |
| § 35a EStG | Nicht enthalten. | Auf Wunsch eine Aufstellung der Arbeitskosten je Mieter (haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen). |
| Anschreiben und Frist | Nicht enthalten. Die Frist steht als Hinweis auf dem Vordruck. | Anschreiben mit Ergebnis, Zahlungsziel oder Auszahlung; die Abrechnungsfrist wird geprüft. |
Was eine gültige Abrechnung enthalten muss
Die Abrechnung ist eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 BGB). Der Mieter muss die Berechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können; die Anforderungen dürfen dabei nicht überspannt werden (BGH 23.11.1981 – VIII ZR 298/80; BGH 20.01.2016 – VIII ZR 93/15; BGH 29.01.2020 – VIII ZR 244/18). Fehlt einer der folgenden Bestandteile, ist die Abrechnung formell unwirksam:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten: ein Gesamtbetrag je Kostenart für das ganze Haus. Ziehen Sie nicht umlagefähige Anteile vorher ab, genügt der bereinigte Betrag (BGH 20.01.2016 – VIII ZR 93/15).
- Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel: der Schlüssel je Kostenart und die Gesamtzahl seiner Einheiten, zum Beispiel die Gesamtwohnfläche. Beim Flächenschlüssel genügt die Gesamtfläche (BGH 29.01.2020 – VIII ZR 244/18). Schlüssel, die sich nicht von selbst erklären, brauchen eine kurze Erläuterung.
- Berechnung des Anteils des Mieters: je Kostenart Gesamtkosten × Einheiten der Wohnung ÷ Gesamteinheiten, bei einem Teil des Jahres mal Zeitanteil.
- Abzug der Vorauszahlungen: die gezahlten Vorauszahlungen und das Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben.
In der Praxis gehören außerdem Vermieter, Mieter, Mietobjekt und Abrechnungszeitraum dazu, damit die Abrechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
Formell unwirksam oder nur inhaltlich falsch
Eine formell unwirksame Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist nicht; eine Nachzahlung ist nicht fällig und kann nach Fristablauf nicht mehr verlangt werden. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Schlüssel, nicht umlagefähige Kosten, Rechenfehler oder abgezogene Soll- statt Ist-Vorauszahlungen (BGH 18.05.2011 – VIII ZR 240/10), wahren die Frist. Sie lassen sich auch danach noch korrigieren, aber nicht so, dass der Mieter mehr zahlen muss (BGH 17.11.2004 – VIII ZR 115/04).
Vorlage für Excel oder Word?
Eine Excel- oder Word-Datei bieten wir nicht an. Eine Tabelle müssten Sie selbst mit Formeln für Schlüssel, Zeitanteile und Summen füllen und bei jedem Mieterwechsel anpassen. Diese Arbeit übernimmt derOnline-Generator: Sie tragen die Beträge aus Ihren Rechnungen ein, er verteilt sie und erstellt die Abrechnung als PDF. Ihre Eingaben bleiben dabei in Ihrem Browser; mit „Als Datei sichern“ legen Sie eine Kopie auf Ihrem Rechner ab und laden sie später wieder. Wer lieber auf Papier arbeitet, nutzt denleeren Vordruck.
So füllen Sie den Vordruck aus
- Tragen Sie Vermieter, Mieter, Wohnung, Abrechnungszeitraum und die Mietzeit im Zeitraum ein.
- Übernehmen Sie je Kostenart den Gesamtbetrag aus Rechnung oder Bescheid. Die 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV sind vorgedruckt; umlegen dürfen Sie nur, was der Mietvertrag vorsieht.
- Notieren Sie den Schlüssel mit eigenem Wert und Gesamtwert, zum Beispiel „Wohnfläche: 75 m² von 300 m²“, und den Zeitanteil.
- Rechnen Sie: Gesamtkosten × eigener Wert ÷ Gesamtwert × Tage ÷ Tage des Zeitraums.
- Übernehmen Sie Heiz- und Warmwasserkosten sowie die CO2-Einstufung aus der Abrechnung des Messdienstes.
- Ziehen Sie die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen ab.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage für die Nebenkostenabrechnung kostenlos?
Ja. Das Muster mit erfundenen Zahlen und der leere Vordruck sind kostenlose PDF-Dateien ohne Anmeldung. Auch der Online-Generator rechnet kostenlos und zeigt jede Abrechnung am Bildschirm; nur die fertigen PDFs ohne Wasserzeichen kosten einmalig.
Gibt es die Vorlage auch als Excel- oder Word-Datei?
Nein. Wir bieten keine Excel- oder Word-Datei an, sondern einen Vordruck als PDF zum Ausdrucken und den Online-Generator, der die Rechenarbeit übernimmt, für die man sonst eine Tabelle anlegen würde. Ihre Eingaben dort können Sie als Datei sichern und später wieder laden.
Was muss in einer Nebenkostenabrechnung stehen?
Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel mit den Gesamtwerten, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Dazu kommen Parteien, Mietobjekt und Abrechnungszeitraum, damit die Abrechnung zugeordnet werden kann.
Ist eine Abrechnung mit einer Vorlage gültig?
Ob von Hand, mit Vorlage oder mit einem Programm erstellt, spielt keine Rolle. Entscheidend ist der Inhalt: Fehlt ein Pflichtbestandteil, etwa die Gesamtkosten oder der Verteilerschlüssel, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Abrechnungsfrist nicht. Rechenfehler oder ein falscher Schlüssel machen sie dagegen nur inhaltlich falsch.
Bis wann muss die Abrechnung für 2025 beim Mieter sein?
Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 bis zum 31.12.2026 (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten; ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Wie berechne ich den Anteil bei einem Mieterwechsel?
Für Kosten, die nicht nach Zählern verteilt werden: Gesamtkosten × eigener Wert ÷ Gesamtwert × Miettage ÷ Tage des Abrechnungszeitraums. Für Heizung und Warmwasser ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV); die Beträge je Mieter stehen in der Abrechnung des Messdienstes.
Welche Vorauszahlungen ziehe ich ab?
Die Vorauszahlungen, die der Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt hat, nicht die vereinbarten Beträge. Werden die vereinbarten statt der gezahlten Beträge abgezogen, ist die Abrechnung inhaltlich falsch (BGH 18.05.2011 – VIII ZR 240/10).
Was kostet es, die Abrechnung online zu erstellen?
Rechnen, prüfen und Entwürfe mit Wasserzeichen sind kostenlos. Die fertigen PDFs ohne Wasserzeichen kosten einmalig 9,90 € für ein Haus mit bis zu 2 Mietparteien, 19,90 € für bis zu 12 Mietparteien, oder 29,90 € für 12 Monate ohne automatische Verlängerung.