Ohne Vereinbarung im Mietvertrag werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung entstehen, müssen nach einem Schlüssel verteilt werden, der dies berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Daneben sind Schlüssel nach Personen, nach Wohneinheiten und bei Eigentumswohnungen nach Miteigentumsanteilen üblich.
Die Schlüssel und ihre Formeln
| Schlüssel | Anteil der Wohnung | Typische Kostenarten |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Kosten × Fläche der Wohnung ÷ Gesamtfläche × Miettage ÷ Tage im Zeitraum | Grundsteuer, Versicherung, Allgemeinstrom, Gartenpflege |
| Personen (Personentage) | Kosten × Personentage der Wohnung ÷ Personentage aller Wohnungen | Müll, Wasser ohne Wohnungszähler |
| Wohneinheiten | Kosten × 1 ÷ Anzahl der Einheiten × Miettage ÷ Tage im Zeitraum | feste Gebühren je Wohnung, z. B. eine Grundgebühr |
| Verbrauch (Zähler) | Kosten × Verbrauch der Wohnung ÷ Gesamtverbrauch | Wasser mit Wohnungszählern, Heizung, Warmwasser |
| Miteigentumsanteile | Kosten × MEA der Wohnung ÷ Gesamt-MEA × Miettage ÷ Tage im Zeitraum | nur bei vermieteten Eigentumswohnungen |
| Direkte Zuordnung | 100 % an die Wohnung, die die Kosten verursacht hat | z. B. eine gesonderte Rechnung für eine Wohnung |
Die Gesamtwerte, also Gesamtfläche, Gesamtzahl der Einheiten oder Personentage, umfassen alle Wohnungen des Hauses, auch leerstehende und selbst genutzte. Den Anteil dieser Wohnungen tragen Sie als Vermieter.
Die gesetzlichen Regeln nach § 556a BGB
- Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche (Abs. 1 Satz 1).
- Erfasster Verbrauch geht vor. Wird der Verbrauch gemessen, ist nach Verbrauch zu verteilen (Abs. 1 Satz 2). Feste Kosten wie eine Grundgebühr dürfen Sie getrennt nach Fläche oder Einheiten verteilen.
- Umstellung auf Verbrauch. Sie dürfen einseitig durch Erklärung in Textform auf einen verbrauchsabhängigen Schlüssel umstellen, aber nur vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums (Abs. 2).
- Eigentumswohnung. Steht im Mietvertrag nichts, gilt der Schlüssel, den die Eigentümer untereinander nach dem WEG anwenden. Widerspricht dieser Schlüssel billigem Ermessen, gilt wieder die Wohnfläche (Abs. 3, seit 01.12.2020).
Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Mietvertrag angegebene.
Wohnfläche
Der Flächenschlüssel ist einfach und in der Abrechnung leicht nachzuvollziehen. Formal genügt es, die Gesamtfläche des Hauses und die Fläche der Wohnung anzugeben (BGH 29.01.2020 – VIII ZR 244/18).
Personen
Beim Personenschlüssel zählen die tatsächlichen Bewohner, nicht die Angaben im Melderegister (BGH 23.01.2008 – VIII ZR 82/07). Am genauesten rechnen Sie mit Personentagen: Personen × Tage, in denen sie in der Wohnung gewohnt haben. Sie können auch Personenmonate verwenden. Legen Sie sich auf eine Zählweise fest und nennen Sie sie in der Abrechnung, zum Beispiel „Eine Person zählt für jeden angefangenen Monat“. Welche Zählweise Gerichte bevorzugen, ist nicht geklärt.
Die Abrechnung muss nicht darlegen, wie die Personenzahl Tag für Tag ermittelt wurde (BGH 15.09.2010 – VIII ZR 181/09; BGH 22.10.2014 – VIII ZR 97/14).
Wohneinheiten
Jede Wohnung trägt den gleichen Anteil, unabhängig von Größe und Bewohnerzahl. Bei einem Mieterwechsel wird dieser Anteil nach Tagen aufgeteilt.
Verbrauch und Heizkosten
Wird nach Zählern abgerechnet, braucht der Verbrauchsanteil keinen Zeitfaktor: Jede Wohnung zahlt nach ihrem gemessenen Verbrauch. Bei einem Mieterwechsel verwenden Sie eine Zwischenablesung, soweit vorhanden.
Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung den Schlüssel vor. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten sind nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt ebenfalls 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Rechnen Sie Heizkosten ohne Ausnahmegrund nur nach Fläche ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Was in der Abrechnung stehen muss
Für jede Kostenart nennen Sie den Schlüssel und die Gesamtzahl der Einheiten dieses Schlüssels, zum Beispiel „Wohnfläche, gesamt 240 m²“ oder „Personentage, gesamt 2.190“. Fehlt diese Angabe, liegt ein formeller Fehler vor (BGH 20.01.2016 – VIII ZR 93/15; BGH 29.01.2020 – VIII ZR 244/18). Schlüssel, die sich nicht von selbst erklären, erläutern Sie in einem Satz. Ein falsch gewählter Schlüssel ist dagegen ein inhaltlicher Fehler.
Beispiel: drei Schlüssel in einem Haus
Max Mustermann vermietet ein Haus mit drei Wohnungen. Alle Mieter wohnen das ganze Jahr 2025 dort.
| Wohnung | Fläche | Personen | Wasserverbrauch |
|---|---|---|---|
| 1, Erika Mustermann | 60 m² | 1 | 40 m³ |
| 2, Familie Beispiel | 80 m² | 3 | 110 m³ |
| 3, Max Beispiel | 100 m² | 2 | 90 m³ |
| Summe | 240 m² | 6 | 240 m³ |
Allgemeinstrom 600,00 € nach Wohnfläche: Wohnung 1 zahlt 600,00 € × 60/240 = 150,00 €, Wohnung 2 zahlt 200,00 €, Wohnung 3 zahlt 250,00 €.
Müllabfuhr 900,00 € nach Personentagen: Die Personentage betragen 365, 1.095 und 730, zusammen 2.190. Wohnung 1 zahlt 900,00 € × 365/2.190 = 150,00 €, Wohnung 2 zahlt 450,00 €, Wohnung 3 zahlt 300,00 €.
Wasser 1.200,00 € nach Verbrauch: Wohnung 1 zahlt 1.200,00 € × 40/240 = 200,00 €, Wohnung 2 zahlt 550,00 €, Wohnung 3 zahlt 450,00 €.
Jede Kostenart ergibt in der Summe genau die Gesamtkosten. Das Beispiel zeigt auch, wie stark der Schlüssel das Ergebnis bestimmt: Familie Beispiel zahlt beim Müll nach Personen 450,00 €, nach Fläche wären es nur 300,00 €.
Solche Rechnungen für einzelne Kostenpositionen können Sie mit dem kostenlosen Umlageschlüssel-Rechner nachvollziehen: Er verteilt einen Betrag nach Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch auf die Wohnungen, ohne Zeitanteile bei einem Mieterwechsel.
Der Nebenkostenabrechnungs-Generator bietet für jede Kostenart diese Schlüssel an und druckt Gesamtwert, Wert der Wohnung und Zeitanteil in die Abrechnung. Wie leerstehende Wohnungen in die Schlüssel eingehen, erklärt der Beitrag Leerstand in der Nebenkostenabrechnung.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.